يعرف توسع نطاق عمل المشروع أو ما يسمى بــــ Scope Creep: بأنه عملية الزيادة المستمرة لمتطلبات واحتياجات العميل من المشروع ومخرجاته. وتعتبر من أكثر التحديات التي تواجه مدراء المشاريع لأنها تمثل نمو لنطاق المشروع والذي يؤدي في الغالب الى نمو طردي في المدة الزمنية والتكلفة للمشروع (نفس مبدأ كرة الثلج Snowball).
لماذا تحدث هذه الظاهرة في ادارة المشاريع وبكثرة؟
يعزى سبب حدوث مثل هذه الظاهرة الى خلل في التخطيط الفعّال في البداية وحصر جميع متطلبات العميل بشكل كامل ومفصل.
متى تحدث هذه الظاهرة خلال دورة حياة المشروع؟
قد تحدث ظاهرة التوسع في نطاق عمل المشروع في أي مرحلة من مراحل المشروع من البداية وحتى الإنهاء، حيث أن توسع نطاق عمل المشروع هو حدث طبيعي ومتوقع مع أي مشروع لذلك لابد أن يقبل مدراء المشاريع حقيقة أنه سيحدث ويستعدوا له.
ولا يمكن اعتباره دائماً بالأمر السيء لأنه أحيانا قد تكون له نتائج إيجابية، وهنالك بعض شركات البرمجيات الصغيرة (على سبيل المثال) يقوم نموذج عملها على بيع برامجها بسعر قليل وبدون أي اضافات برمجية، ثم تعتمد بعد ذلك بشكل أساسي في دخلها على الايرادات التي تأتيها من طلبات التغيير والاضافة على برامجها من قبل شريحة عملائها.
ونستعرض هنا أهم أسباب حدوث ظاهرة التوسع في نطاق العمل:
- سوء فهم وتعريف متطلبات وتوقعات العميل منذ البداية.
- الفشل في التعمق في طبيعة عمل المشروع واحتياجات العميل.
- مشاكل في التواصل مع العميل والمعنيين الرئيسين في المشروع.
- درجة تعقيد المشروع في بعض الأحيان.
- اصرار العميل على الوصول الى درجة الكمال في مواصفات ونتائج المشروع وعدم الرضى بأنصاف الحلول.
- تطور طبيعة العمل نتيجة للتغيرات البيئية المحيطة بالمشروع كتغيير في بعض اللوائح الحكومية أو التشريعات التي تؤثر على مخرجات المشروع.
- وجود ضغوط لتنفيذ المشروع في وقت قياسي، الأمر الذي لا يتيح الوقت الكافي لكلا الطرفين (العميل والمقاول) لتحليل متطلبات المشروع بشكل كافي.
- محاولة خداع المقاول (في بعض الحالات) من خلال تعمد عدم تفصيل متطلبات المشروع بشكل واضح من البداية حتى يمكن طلب التعديلات لاحقاً كما نشاء.
- الضغط على المقاول لتنفيذ التعديلات الإضافية من خلال تهديده بالشروط الجزائية في العقد (في بعض الحالات).
- محاولة المقاول استرضاء العميل بأي طريقة وذلك من خلال الموافقة على تنفيذ طلبات اضافية على نطاق عمل المشروع، من باب الحرص على العلاقة الجيدة مع العميل لتوقيع عقود مستقبلية محتملة معه.
- غياب نظام واضح في المشروع للتعامل مع طلبات التغيير والتحكم فيها change control.
وهنا نورد بعد التكتيكات لتخفيف الأثار السلبية لظاهرة توسع النطاق في المشاريع:
- على مدير المشروع أن يدرك بأن ظاهرة توسع نطاق عمل المشروع ستحدث لا محالة وأن يستعد لها من البداية ويضيف لها هامش تحوط في موازنة المشروع والجدول الزمني.
- يجب معرفة متطلبات وتوقعات العميل بشكل تفصيلي، وقد يفيد في هذه الحالات اكتساب مهارات في مجال تحليل الأعمال business analysis.
- معرفة أن العميل ليس دائما على حق.
- توقع كل الإعتراضات الممكنة من العميل وتجهيز ردود عليها قبل نقاش نطاق العمل معه. (ويمكن هنا تطبيق تقنية محامي الشيطان Devil Advocate وهي أن يقوم أحد أعضاء الفريق بتمثيل دور العميل والبدء بالإعتراضات على جميع النقاط التي يطرحها الفريق).
- دراسة وتحليل أثر التغيير المطلوب وتبعاته على جوانب المشروع.
- الحرص على اشراك العميل في اعداد وتوصيف نطاق العمل للمشروع في وقت مبكر جداً من بداية المشروع.
- المرونة في اعداد نطاق عمل المشروع وترك هامش بسيط من البداية للتغييرات البسيطة التي قد يطلبها العميل لاحقاً.
- معرفة من يملك سلطة ومن هو صاحب القرار من طرف العميل وقبول طلبات التعديل منه فقط أو بموافقته.
وينصح باتباع الخطوات التالية التعامل مع طلبات التغيير التي تردك من العميل على نطاق المشروع:
- تحليل وتقييم أثر التغيير وتبعاته مع فريق العمل.
- حاول أن تكون مبادراً، بحيث إذا كان للتغيير المطلوب أثر سلبي على المشروع، فحاول أن تؤثر على العوامل التي أدت الى هذا التغيير، وبالتالي يتم تطبيق التغييرات الموافق عليها فقط.
- إعلام راعي المشروع والعميل بالأثر الذي سيحصل نتيجة التغيير قبل تطبيقه وأخذ رأيهم فيه.
- القيام بعملية التحكم بالتغيير Change Control من خلال الحصول على موافقة كل من: العميل، راعي المشروع، المعنيين الرئيسين بالمشروع. مع ملاحظة أن التمويل الإضافي يتم دفعه دائماً من قبل راعي المشروع (وليس العميل)، وأن هنالك لجنة تسمى بلجنة التحكم بالتغيير Change Control Board يتم تشكيلها في بداية المشروع وهي التي توافق على التغييرات أو ترفضها.
- الحصول على الموارد المناسبة لتنفيذ التغيير.
- تنفيذ التغييرات.
- اعلام الجهات ذات العلاقة بالتغيير (المعنيين بالتغيير).
كتبه: مازن الوحش، مستشار ومدرب ادارة المشاريع 2024