ماذا تستفيد منظمات الأعمال من تطبيق ادارة المشاريع والإستثمار فيها؟

من المهم أن نعي أهمية إدارة المشاريع لعالم الأعمال؛ حيث يمثل علم إدارة المشاريع والتطبيقات المرتبطة به أحد أهم العلوم التي يركز عليها عالم الأعمال في وقتنا الحالي ويستثمر فيها وفي الموارد البشرية المتخصصة في هذا المجال؛ حيث ينفق بسخاء على تدريب موظفيه على تعلم هذا العلم وتطبيقاته المختلفة، وعلى ترسيخ ثقافة إدارة المشاريع في بيئة المنظمة.

ويعود هذا الاهتمام الكبير إلى بروز دور هذا العلم في الميدان، وكيف أنه يؤتي ثماره في التعامل مع التحديات المختلفة التي تعصف بعالم الأعمال ولا سيما في العقود الأخيرة. ومما سبق نستعرض هنا مجموعة من الفوائد التي تجنيها منظمات الأعمال من تطبيقها لإدارة المشاريع في أعمالها:

1. تنفيذ الأعمال في وقت قياسي: لا يوجد علم آخر يدخل في تفاصيل الأنشطة والجدول الزمني للمشروع وإدارة وقت المشروع مثل علم إدارة المشاريع، فهو يتدرج في التفصيل حتى يصل إلى درجة النشاط Activity (وهي أصغر وحدة في المشروع ولا تجزأ)، ثم يقوم بتحديد علاقات هذه الأنشطة مع بعضها البعض Dependencies (أيها يبدأ أولاً وعلى أي نشاط آخر يعتمد وأيها سيبدأ بعده وهكذا) ويقوم بعد ذلك بتحديد تاريخ بداية ونهاية متوقع لكل نشاط Start and finish dates، ويتم بعد ذلك مراقبة تنفيذ هذا النشاط وهل تم الالتزام بتنفيذه في موعده المحدد أم لا، وبالتالي فإن تطبيق هذه الممارسة على أعمال المنظمة يفترض أن يؤدي إلى إنجاز الأعمال في أوقات قياسية مقارنة في أوقات تنفيذها قبل تطبيق إدارة المشاريع.
2. الاستغلال الأمثل للموارد: بناء على النقطة السابقة وهي تحديد موعد زمني محدد لتنفيذ كل نشاط في المشروع يتم بعدها تحديد الموارد البشرية والمعدات والآلات والأجهزة وغير ذلك من الموارد التي نحتاجها لتنفيذ هذه الأنشطة خلال هذه الأوقات، وبالتالي لن يتم تعيين أي مورد إلا عند الحاجة الماسة له والمحددة بشكل تفصيلي في خطة المشروع، وبمجرد إنهاء عمله في المشروع يتم تسريحه Release من خلال نقله إلى مشروع آخر أو إنهاء التعاقد معه؛ الأمر الذي يؤدي إلى استغلال أمثل لموارد المنظمة من خلال تطبيق إدارة المشاريع.
3. تحكم أفضل بالتكاليف: من خلال ممارسات إدارة المشاريع يتم تقدير التكاليف لكل نشاط في المشروع ومن ثم بناء الموازنة التقديرية الكاملة للمشروع ومن بعد ذلك الرقابة عليها خلال التنفيذ باستخدام مؤشرات أداء دقيقة للتحكم فيها في حال وجود أي تجاوزات لأحد بنود هذه الموازنة ومعالجة هذا التجاوز لضمان إنهاء المشروع ضمن الموازنة المقدرة.
4. تحكم أفضل في حجم التغييرات على نطاق العمل: من أكثر الأمور التي ترهق مدراء المشاريع هي أن يقوم العميل بطلب إجراء تغييرات على نطاق العمل المتفق عليه مسبقاً، حيث أن معظم طلبات التغيير قد تؤدي إلى زيادة في وقت المشروع أو تكلفته أو كلاهما، لذلك ومن خلال تطبيق ممارسات إدارة المشاريع الخاصة بالتحكم في التغييرات على نطاق العمل يتم التقليل إلى حد كبير من هذه الظاهرة وأثرها السلبي على سير المشروع.
5. تحسين جودة العمل: تركز إدارة المشاريع على ضرورة الالتزام بمنهجية عمل تشمل إجراءات محددة لتنفيذ المشروع من البداية وحتى التسليم، ضمن تسلسل منطقي وعلمي للعمليات وتوثيق كامل لإجراءات والتواصل في المشروع الأمر الذي يؤدي إلى تحسين جودة العمل والمخرجات من هذا المشروع.
6. إدارة فاعلة للمخاطر: من أهم الجوانب التي تركز عليها إدارة المشاريع هي التنبؤ بمخاطر المشروع في مراحل مبكرة من عمر المشروع وتحليل هذه المخاطر ووضع استراتيجيات للتعامل معها في حال وقعت خلال تنفيذ المشروع والرقابة الحثيثة عليها، مما يؤدي إلى إدارتها والتحكم فيها بفعالية لصالح هذا المشروع.
7. دعم استراتيجية المنظمة: تتجه كبرى منظمات الأعمال إلى تطوير خطط استراتيجية بعيدة المدى، مثلاً خمس سنوات فما أكثر، حيث يتم تقسيم هذه الخطط الاستراتيجية إلى خطط تشغيلية سنوية وتنفيذها بتطبيق إدارة المشاريع لتحقيق أهدافها السنوية والتي تؤدي بالمحصلة إلى تحقيق الأهداف الاستراتيجية بعيدة المدى والتي ترنو إليها المنظمة.
8. تحقيق التحسين المستمر: من الجوانب الهامة في منهجيات إدارة المشاريع هي توثيق الدروس المستفادة Lessons Learned من كل مشروع من خلال رصد النجاحات والفشل والتجارب منها ومشاركتها مع الفريق لغرض الاستفادة منها في المستقبل وضمان الحصول على نتائج أفضل في المشاريع القادمة وبذلك نضمن التحسين المستمر Continuous Improvement من خلال تطبيق إدارة المشاريع.
9. تحقيق الفاعلية في العمل Efficiency: وهي نتيجة منطقية لما سبق من النقاط حيث تمثل الفاعلية تنفيذ أعمال أكثر ضمن وقت أقصر وموارد أقل وبدون التضحية بالجودة More work in less time with no sacrifice of quality.
10. زيادة مستوى رضى العملاء: تهتم إدارة المشاريع كثيراً بالعميل حيث إنه الطرف الأهم الذي سيقوم بقبول المشروع والحكم عليه بالنجاح أو الفشل في النهاية؛ لذلك ومن خلال تطبيق إدارة المشاريع وتقديم مستوى عالٍ من الجودة والمهنية في الخدمات المقدمة وتحقيق الفاعلية، فإن مستوى رضى العميل عن العمل المنجز يفترض أن يزيد وأن يرغب بالتعامل معك مراراً وتكراراً ويقوم بالتوصية بشركتك لعملاء آخرين.
11. ميزة تنافسية: تمثل إدارة المشاريع ميزة تنافسية للمنظمات التي تطبقها بشكل صحيح وتظهر ثقافة إدارة المشاريع في ممارساتها مع عملائها؛ الأمر الذي يجعل هؤلاء العملاء يرغبون بالتعامل مع هذه المنظمة دون منافسيها لوجود مثل هذه الميزة التنافسية لديها بشرط تطبيقها بالشكل الصحيح.
12. زيادة الأرباح: وأخيراً وكنتيجة بديهية لجميع النقاط السابقة يفترض أن يؤدي تطبيق إدارة المشاريع بالشكل الصحيح إلى زيادة الأرباح وذلك طبعاً ضمن الظروف الاقتصادية الطبيعية.

كتبه: مازن الوحش، مستشار ومدرب ادارة المشاريع 2024