وثيقة دراسة حالة الأعمال Business Case كأداة هامة لإتخاذ القرارات في المشاريع

قبل البدء بأي مشروع  ينصح بعمل وثيقة دراسة حالة الأعمال والتي تعرف في علم ادارة المشاريع بــــــــ Business Case، وتناقش هذه الوثيقة بشكل عام جدوى الإستثمار في المشروع والبدائل المطروحة أمام أصحاب القرار لتنفيذ هذا المشروع، مع دراسة الآثار الجانبية والمخاطر المحتملة لكل بديل أو مقترح مطروح، الأمر الذي يمكن متخذي القرار من تحديد الأسلوب الأمثل للمضي قدماً في هذا المشروع أو التراجع عنه.

لاحقاً وأثناء سير المشروع يتم قياس تقدمه بالرجوع الى هذه الوثيقة حتى يتم التأكد من أن القيمة Business Value والمنافع المرجوة Benefits من المشروع تم تحقيقها فعلياً.

• مكونات وثيقة دراسة حالة الأعمال Business Case:
  1. المقدمة مع ذكر خلفية عن المشروع Background: نبذة مختصرة عن المشروع، مع الإشارة الى أي مشاريع سابقة منفذة ومشابهة لهذا المشروع وذكر نتائجها الفعلية بكل شفافية.
  2. الملخص التنفيذي Executive Summary: آخر شيء يكتب وأول شيء يظهر في الوثيقة، وتتم صياغته بحيث يستحوذ على اهتمام صانعي القرار لذلك يجب كتابته بأسلوب جذاب وسهل للقارئ، ويجب أن يتضمن لمحة عامة سريعة (في صفحة أو صفحتين على الأكثر) حول أهم جوانب الدراسة وبصورة خاصة يسلط الضوء على مخرجات ونتائج المشروع، والقيمة المضافة التي سيحققها للجهة المستفيدة، وفي الغالب يحتوي على ثلاثة فقرات:
     • الفقرة الأولى تذكر الهدف من المشروع Purpose (المشاكل التي سيعالجها المشروع والمخاطر المتوقعة منه).
     • ذكر الخيارات والفرص المتاحة مع تبرير استبعاد بعضها Options.
     • ذكر الفوائد المرجوة من الفرص الموصى بها Benefits.
  3. وصف المشكلة أو الفرصة التى سيغطيها المشروع Problem \ Opportunity: ذكر المشكلة أو الفرصة التي سيغطيها المشروع بشكل مفصل مع الإستدلال بالبيانات والإحصاءات اللازمة، وفي حال التحدث عن المشكلة ينصح بالتالي:
     • لا تتحدث عن رأيك الشخصي في المشكلة أومسبباتها،
     • لا تلقي باللوم أو المسئولية على جهة معينة أو فرد،
     • وأخيراً لا تقفز إلى الحلول مباشرة في هذا الجزء حيث سيتم مناقشة الحلول لاحقاً في الوثيقة.

التالي أمثلة على صياغة المشكلة أو الفرصة ضمن وثيقة دراسة حالة الأعمال Business Case:

• 89% من العملاء يتوقعون حسب الاستبانة التي ارسلت لهم أن شكواهم يجب أن تحل خلال 3 ساعات كحد أقصى. بينما الواقع يقول أن معدل الاجراء لحل شكوى العملاء تستغرق من 5-7 ساعات حالياً، الأمر الذي تسبب بخسارة ما قيمته 575,000 دولار العام الماضي نتيجة انسحاب الكثير من العملاء.
• 36% من مجموع العينات الموجودة على خط الانتاج ليس من الضروري سحبها لفحص الجودة، حيث يكلف سحب كل عينة مبلغ 87 سنت إضافية أو ما يعادل 237,000 دولار سنويا.
• 27% من مطالبات التأمين الصحي يتم دفعها متأخرة من مزودي الخدمة مما يسبب ضعف في التدفق النقدي، حسب الدراسة التي اجرتها ادارة العمليات الشهر الماضي.
• 67% من مجموع القروض المعتمدة يتم تحويلها الى حسابات العملاء خارج حدود المدة المتفق عليها مع العميل، الأمر الذي يؤدي الى إستياء العملاء وخسارة ما يقارب 1.5 مليون دولار من الربح السنوي.

4. الخيارات المطروحة في المشروع Options للتعامل مع المشكلة / الفرصة: يتم في هذا الجزء عرض جميع الخيارات والبدائل المتاحة في المشروع لحل المشكلة أو استغلال الفرصة موضوع البحث، مثلاً لو افترضنا أن لدينا مشكلة قائمة وهي تأخر الإجراءات بشكل مبالغ فيه في ادارة المشتريات في احدى الجهات الحكومية، ونحتاج لحل هذه المشكلة إلى أتمتة العمليات والإجراءات الموجودة ضمن هذه الإدارة. وبالتالي فإن فالخيارات المتاحة لدينا للأتمتة قد تكون كالتالي:

• الخيار الأول: شراء برمجيات جاهزة من السوق لتطبيقها مباشرة في اتمتة العمليات في هذه الإدارة.
• الخيار الثاني: الإستعانة بالفريق البرمجي الموجود في نفس الجهة الحكومية ليقوم ببرمجة نظام مشتريات خاص لهذه الإدارة.
• الخيار الثالث: التعاقد من الباطن مع شركة برمجيات خارجية لتطوير البرمجية المطلوبة Subcontract.

نلاحظ أنه بإمكاننا طرح عدد أكبر أو أقل من الخيارات حسب الحالة التي نناقشها، كما نلاحظ أن كل خيار من الخيارات السابقة له ايجابيات وسلبيات، ونحتاج أن نقيم كل خيار فيها بحيث أن الخيارات التي تكون سلبياتها أكثر من ايجابياتها يجب أن تذكر بشكل مختصر مع بيان سبب استبعادها، بينما الخيار الموصى به والذي يمثل الخطوات المقرر تنفيذها  يجب توصيفه بالتفصيل مع بيان أسباب اختياره.

5. تحليل التكلفة والمنفعة Cost\Benefit Analysis: وتعد هذه الفقرة جزءا هاما من دراسة المشروع حيث توضح هنا لمتخذي القرار الجدوى المالية والإقتصادية للخيار الأنسب (الذي نتج معنا من الفقرة السابقة) وبشكل مفصل بحيث تتم تغطية الامور المالية التي تبين المصاريف والأرباح المتوقعة، ويتم هنا الإستعانة بمجموعة من طرق التقييم الكمية مثل فترة إسترداد رأس المال المدفوع Payback Period ومعدل العائد على الإستثمار ROI وغيرها.
6. الأثار والمخاطر المترتبة على المشروع Risk and Impact: من أهداف عمل الدراسة رفع ثقة متخذي القرار بأن المشروع المقترح تم التحقق منه بشكل صحيح، وذلك من خلال دراسة اثار المشروع السلبية أو الإيجابية التي قد تنشأ من تنفيذ هذا المشروع، وتحديد المصادر المحتملة للمخاطر واقتراح طرق التصدى لها.
7. الإستنتاجات والتوصيات Conclusion: في هذه الفقرة يتم ذكر ما خلصت إليه الدراسة من استنتاجات وبماذا يوصي معد الدراسة.

• بعد الإنتهاء من إعداد وثيقة دراسة حالة الأعمال Business Case وقبل عرضها على متخذي القرار ينصح بالتأكد من الأمور التالية:
  1. خلو الدراسة من الأخطاء الإملائية
  2. أضافة الفهرس
  3. ترقيم الصفحات وترتيبها
  4. كتابة صفحة غلاف لطيفة في المقدمة تشمل اسم الدراسة والتاريخ ومعلومات المعد.
  5. في حال وجود معلومات سرية في الدراسة ولاترغب أن يطلع عليها أطراف آخرين تقوم بإضافة فقرة السرية وعدم الإفصاح Non-Disclosure Agreement (NDA) بعد صفحة الغلاف.
  6. التنسيق الجيد لكامل الوثيقة مثل اختيار الخطوط والألوان المناسبة، مثلاً يفضل للمراسلات الرسمية اختيار خط المهند AL-Mohanad بحجم 17 للغة العربية و15 للغة للإنجليزية، مع عدم استخدم نمط الخط العريض للأحرف، أما بالنسبة للهوامش فتكون كما في الشكل التالي (وقد تتغير بشكل جزئي في حال كثافة محتوى الخطاب):

7. أما في حال رغبتك في عرض الوثيقة على شكل عرض Power Point فينصح بالتالي:
   • الخط المستخدم للعناوين «GE SS Tow bold»
   • الخط المستخدم لمحتوى شرائح العرض «GE SS Tow medium»
   • حجم الخط للغة العربية:
     • العنوان الخارجي لغلاف أقسام العروض بحجم خط 28.
     • العنوان أعلى كل شريحة بحجم الخط
     • المحتوى النصي للشريحة بحجم الخط
   • حجم الخط للغة الإنجليزي «العنوان 20، المحتوى 16»
   • تلافي إضافة صور «غير قابلة للتعديل»
   • استخدام تصميم رسمي للعرض.
   • توحيد نوع الارقام المستخدمة.